Séminaires à distance, la solution pour maintenir le lien ?

Comment continuer de créer du lien, animer le collectif alors que les regroupements sont impossibles ?

En cette période de pandémie, nous constatons qu’il est primordial de consolider les liens et surtout de rompre l’isolement des collaborateurs. Heureusement, il est tout à fait possible de maintenir certaines pratiques à distance, comme le séminaire d’entreprise, afin d’encourager les interactions et préserver les relations humaines.

Se réunir à distance est devenu commun en 2020 ; c’est pourquoi de nombreuses entreprises ont opté pour ce type d’événements. Il suffit alors d’un outil collaboratif comme Teams ou Zoom et d’un ordinateur ou d’un smartphone pour suivre l’événement depuis son domicile. C’est la solution idéale pour adresser des messages et fédérer autour d’informations clés et de challenge, le tout à distance.

Afin de capter l’attention de l’auditeur, il sera opportun d’illustrer votre discours grâce à des supports de communication comme une présentation Powerpoint, des jingles ou des vidéos type reportages pour assurer une dynamique au séminaire. Enfin, il est également important de laisser la parole à vos collaborateurs grâce à un espace où ils pourront poser leurs questions par écrit, s’en suivra un temps de questions-réponses en direct.

Quels outils pour « sécuriser » votre séminaire à distance

Ce type de rencontres numériques déjà développées avant la crise sanitaire est désormais au centre de toutes les attentions. Disposer d’une solution Très Haut Débit sur le lieu du tournage sera tout de même un impératif pour la réussite de votre diffusion. Il s’agira ensuite de créer un espace éphémère dans le cloud qui n’existera que pour la durée de l’événement. Enfin, pour vous assurer une connexion Internet optimale, nos experts Linkt recommandent également d’utiliser une solution alternative 4G en back-up. Les intervenants pourront ainsi communiquer avec leur auditoire en toute sérénité.

Pour sécuriser la transmission les échanges rien de mieux que l’utilisation d’une interconnexion VPN pour plus de simplicité et de sécurité. Une retransmission sur un réseau VPN exclura les risques d’intrusion.

Enfin, il est tout à fait possible de faire également de la captation vidéo des intervenants, c’est un peu comme sur un plateau TV. Il suffit de prévoir une distribution vidéo (récupérer le flux en direct) sur le site où se déroule l’événement. Il y a une régie qui alterne entre plusieurs caméras en temps réel pour délivrer un flux en direct qui est diffusé par Internet. Une fois terminé, il est possible de mettre à disposition des participants un enregistrement de l’événement.

Engager votre auditoire

Les séminaires d’entreprise à distance sont donc des nouveaux modes de travail qui permettent de conserver un aspect collaboratif, le lien, et la motivation de ses équipes tout en restant chacun chez soi ! Une règle d’or pour cette nouvelle pratique : engager son auditoire. Ne pas laisser ses collaborateurs passifs ou spectateurs d’une vidéo retransmises est un véritable avantage des séminaires virtuels ! Les interactions peuvent être nombreuses si tout est bien préparé. Parler, présenter, collaborer ou encore jouer lors de ces événements sont la clé de réussite d’un séminaire à distance. En faîtes, comme en présentiel, les environnements enthousiasmants favorisent la concentration, l’engagement et l’écoute des participants !

Différentes animations virtuelles de team building à distance sont très simples à mettre en place : Quizz de culture générale, blind test, espace game, remise de prix, challenge sportif, tournoi de poker, cours de cuisine à distance (avec un temps de dégustation de la recette à la fin de l’animation)…

L’organisation de ce type d’événements est aussi écologique en diminuant les déplacements entre régions voir entre pays, c’est aussi économique en évitant les dépenses et les contraintes des déplacements. Il manquera certes le contact physique mais les solutions techniques que nous venons d’exposer permettent de compenser. La situation actuelle et l’avenir, nous montre que le séminaire hybride est à privilégier, puisqu’il est tout à fait possible de l’humaniser et de rendre les échanges interactifs grâce à des solutions télécoms performantes et sécurisées.