Le travail collaboratif, la clé pour bien partager les informations

Améliorer la communication d’une entreprise et la diffusion de l’information grâce au travail collaboratif

Dans les entreprises, la communication a toujours joué un rôle important, tant en interne qu’en externe. Avec Internet, les réseaux sociaux et le digital, ce constat est encore plus vrai, d’autant qu’aujourd’hui, la transparence occupe également une place essentielle. En effet, l’objectif n’est plus seulement de communiquer, mais également de partager de l’information pour la rendre accessible et ainsi, conserver (ou retrouver dans certains cas) la confiance de ses collaborateurs, de ses clients, de ses fournisseurs. Désormais, l’image et la réputation d’une entreprise ne se construisent plus seulement en interne. Elles dépendent de facteurs extérieurs. Et à défaut de les contrôler, il est possible de les influencer.

De même, il est aujourd’hui indéniable que l’information circule plus vite et plus facilement. Cela peut être la source de problèmes mais aussi, et surtout, un atout car cette rapidité contribue à la fluidification de la communication. D’où l’intérêt de développer le travail collaboratif et d’utiliser des outils adéquats pour tirer profit de ses nombreux avantages, dont une meilleure productivité.

Le partage d’informations, un élément clé pour bien communiquer en interne et en externe

Cela ne vous a sans doute pas échappé, ces dernières années, la transparence est à l’honneur. D’ailleurs, cela ne concerne pas uniquement le monde du travail. Mais dans les entreprises, cela se traduit par la nécessité de faire preuve d’honnêteté, de clarté et de se détacher de la culture du secret. Cela ne signifie pas qu’il faut tout dévoiler à ses collaborateurs, à ses clients ou à ses fournisseurs. En fait, cela implique de partager avec eux des informations, tant des documents que des chiffres, des données, qui les concernent, qui les intéressent. Le but étant de créer un climat de confiance propice à la compétitivité, à la productivité. Et surtout, cela permet de mieux communiquer. En misant sur le travail collaboratif, les entreprises facilitent le partage des informations entre les services, les collaborateurs. Elles circulent plus rapidement, simplifiant ainsi les échanges. Cela aide également à évoluer aussi vite que la société, l’environnement, à s’adapter en fonction des situations. Une évolution nécessaire pour ne pas se faire distancer par des concurrents par exemple, et pour faire preuve de créativité, d’innovation.

Et le travail collaboratif n’est pas seulement utile pour créer des liens entre des services. Il rend également la communication plus facile avec les fournisseurs, les clients car il abolit les frontières ayant longtemps existé entre l’interne et l’externe. En faisant preuve de transparence, les entreprises s’ouvrent aux autres et donc, à des prospects et potentiels nouveaux clients, à des fournisseurs qui se retrouvent dans leurs valeurs, leurs méthodes de travail, qui sont séduits par leurs démarches, leurs engagements. Et il ne faut jamais oublier que de nos jours, avec Internet et les réseaux sociaux, l’information circule en temps réel. Dès lors, il n’est pas rare que des détails, des données souhaitant être cachés par des entreprises, soient un jour révélés au grand public… provoquant des scandales qui auraient pu être évités s’ils avaient été communiqués au bon moment.

Centraliser les données pour faciliter leur accessibilité

Pour être efficace et fluidifier la communication, le partage d’informations, le travail collaboratif requiert une très bonne connexion Internet, avec un réseau performant et sécurisé. Cela nécessite aussi l’utilisation de certains outils, notamment pour la centralisation des données. Ces dernières, pour être aisément accessibles à tous, doivent être regroupées à un même endroit. Parmi les nombreuses solutions disponibles, il y a les ERP (Entreprise Resource Planning) collaboratifs qui permettent de centraliser des flux d’informations.

Grâce à ces outils, il est possible de suivre et gérer les données d’une entreprise au quotidien. De même, chaque service profite de fonctionnalités adaptées à ses besoins : achats, gestion comptable, gestion de production, marketing …etc. Toutes les données étant contenues dans un même outil, auquel chaque service accède à tout moment, cela évite des erreurs (des chiffres erronés ou pas à jour par exemple) et aide à avancer plus rapidement. En outre, la collaboration favorise une meilleure implication des collaborateurs et donc, accroît leur productivité.